Nota Simple Registro de la Propiedad

CONDICIONES PARTICULARES DEL SERVICIO TRAMITACIÓN DE NOTAS SIMPLES.

1. Condiciones del Servicio.

   1. El Servicio adicional “Resumen de Nota Simple” no se podrá solicitar de forma independiente a la nota simple. La información que se obtiene con este servicio es de tipo instrumental, quedando sujeta a su verificación con la nota simple.
   2. El Servicio Adicional Resumen se facilitará cuando el formato de la nota simple emitida por el registro haya sido "fotocopia literal".
   3. El suplemento Servicio Urgente será de aplicación si la nota simple es tramitada antes de que finalice el día posterior a la fecha de alta. En el cómputo del plazo para este suplemento no se considerarán fines de semana, ni festivos nacionales, regionales, locales o de cualquier otra índole.

2. Tramitación y plazos de entrega.

   1. Según la Resolución de 20 de septiembre de 2013 de la Dirección General de los Registros y del Notariado y en cumplimiento del artículo 222 bis de la Ley Hipotecaria y el 332.3 y 9 del Reglamento Hipotecario, para poder realizar el trámite que nos solicita es obligatorio facilitar al Registro de la Propiedad los datos sobre la persona o entidad final que dará uso a la información.
   2. En todo momento recibirá información puntual del estado de tramitación de su solicitud a través de nuestro servicio de Seguimiento de Documentos, dentro del área de Cliente.
   3. Una vez finalizada la solicitud, AXESOR enviará a la dirección de correo electrónico facilitada por el cliente la imagen escaneada del documento original. Esta imagen será accesible igualmente a través de nuestro servicio de Seguimiento de Documentos, dentro del área de Cliente durante un plazo máximo de 3 meses, transcurrido el mismo la Nota simple será eliminada de nuestros sistemas.
   4. En aquellos casos en los que la imagen facilitada pudiera ser defectuosa, tener poca visibilidad, o bien el archivo remitido resultase estar dañado, AXESOR reclamará la corrección al registro hasta resolver el problema. Si por algún motivo, no quedara resuelto el problema, AXESOR remitirá al cliente el original por mensajería, asumiendo los costes de envío.
   5. El tiempo medio de tramitación es de 4 días hábiles para el Servicio Normal y de 5 horas hábiles para el Servicio Urgente. No obstante, esos tiempos pueden ser superiores en determinados Registros de la Propiedad.
   6. Los tiempos de tramitación indicados en el formulario se entenderán como tiempos medios aproximados, mientras que las horas hábiles computables serán de 8:00 a 14:00 y de 15:00 a 17:00 de lunes a jueves; de 8:00 a 14:00 los viernes y meses de julio y agosto. Excluyendo festivos.
   7. En las peticiones de Servicio Urgente que no se hayan atendido en el plazo máximo de 48 horas, no computables los días no laborales, se eliminará el coste de urgencia aplicándose sólo el coste de Servicio Normal.
   8. El cliente acepta que las fechas y plazos fijados por AXESOR para el suministro de la información y/o para la prestación de servicios están determinados de buena fe pero se facilitan de forma aproximada y no forman parte de los términos del contrato, no siendo responsable AXESOR de la pérdida, daño, perjuicio o gasto producido directa o indirectamente, tanto para el cliente como frente a terceros, por los retrasos y/o fallos en el suministro o envío de los productos y/o servicios solicitados en las fechas y plazos previstos. AXESOR no responderá frente al cliente ni terceros ante las demoras en la entrega de la prestación de aquellos servicios encargados y que queden sujetos a los trámites cuya última gestión dependan de los Registros de la Propiedad y demás Administraciones Públicas. 
   9. En aquellos casos en que la solicitud deba ser presentada nuevamente al Registro de la Propiedad por resolución de incidencia, bien por falta de datos o modificación de la solicitud por parte del cliente, el plazo de gestión se iniciará nuevamente desde la fecha en que se haya producido la rectificación o modificación en la solicitud.

3. Condiciones adicionales para Notas Simples por Titular, de Matrimonios y Familiares

   1. El cliente declara conocer y acepta que la solicitud de una nota simple informativa por titular generará tantas notas como fincas o derechos figuren inscritos a nombre del titular en el Registro de la Propiedad al que se dirija la petición, y sin distinción de que conste la titularidad con carácter privativo o ganancial.
   2. Con el objeto de que la gestión de notas simples por titular no sea rechazada o devuelta por el Registro y evitar que el cliente incurra en el coste de la nota negativa correspondiente, es imprescindible que el cliente complete el formulario de solicitud, exactamente con los mismos datos con los que se encuentre inscrito el titular en el Registro concreto al que dirija la búsqueda. Si un titular tiene fincas en diferentes Registros y en cada uno de ellos está inscrito de forma distinta, el cliente deberá dar de alta una solicitud por cada una de las variaciones de su nombre y registro que existan. A estos efectos, AXESOR recomienda al cliente que previamente a la solicitud de la nota simple, proceda a solicitar el servicio de Incides Registro de la Propiedad, con el que podrá conocer los datos exactos que constan las inscripciones en el Registro.
   3. Si el cliente ha indicado un número límite de notas simples en el formulario, AXESOR tramitará únicamente ese número máximo de notas simples. En estos casos el cliente recibirá el total de notas simples según el orden y selección que haya decidido seguir el propio Registro.
   4. En el supuesto de que el cliente solicite todas las notas simples asociadas al titular, se emitirán todas las fincas o derechos que figuren inscritos a nombre del titular, asumiendo el cliente el total de notas resultantes gestionadas por el Registro de la Propiedad, dado que AXESOR no puede conocer el volumen total hasta la finalización de la gestión por el Registro de la Propiedad. 
   5. En el caso de que el cliente solicite la gestión de notas simples de matrimonios o familiares que sean cotitulares de las mismas fincas, AXESOR aconseja dar de alta una única solicitud para todas las fincas que sean de titularidad compartida, puesto que no puede hacerse responsable de las duplicidades de notas simples que emita el Registro de la Propiedad a consecuencia de la solicitud realizada. AXESOR intentará evitar estas duplicidades en la medida de lo posible, minimizando el porcentaje de duplicidades únicamente en el caso de solicitudes dadas de alta en el mismo día. Para solicitudes realizadas en un plazo superior a 24 horas entre cada una de ellas, no podrá controlar las duplicidades que se pudieran generar. No obstante, el cliente declara que aceptará el pago de las duplicidades que el Registro de la Propiedad genere por las solicitudes de este tipo.

4. Condiciones para Notas Simples por Finca

   1. El cliente deberá indicar la dirección completa de la finca, especificando el tipo y nombre de la vía, el número de portal y el piso/puerta/escalera o casa exacta. Si el cliente no concreta todos estos datos se emitirán tantas notas simples como bienes inmuebles figuren inscritos con las características indicadas.
   2. En este sentido, el cliente conoce y acepta que:
      • En el caso de no completar el formulario con los datos de piso/puerta/escalera o casa exacta, obtendrá tantas notas simples como propiedades consten inscritas en el número de portal o vía indicada.
      • El Registro de la Propiedad emitirá tantas notas simples como bienes existan referenciados en la misma dirección, como puedan ser plazas de garaje, trasteros, etc.
      • 1. En ambos casos, el cliente deberá abonar el total del importe resultante, correspondiente a todas las notas simples de cada finca expedidas por el Registro de la Propiedad

5. Anulación anticipada

   1. Las solicitudes de Notas Simples realizadas mediante Servicio Normal únicamente se podrán anular o modificar por el cliente si el estado de la solicitud es “Alta” en el apartado de “Seguimiento de solicitudes” dentro del “ÁREA DE CLIENTE” de la web de AXESOR. Para este tipo de servicio, en ningún caso será posible la anulación y cancelación de la solicitud cuando el estado sea “Presentado en oficina”.
   2. Las solicitudes de Notas Simples realizadas mediante Servicio Urgente no podrán ser anuladas o modificadas a petición del cliente desde el mismo momento en que su estado sea de “Alta”.

6. General y Responsabilidad.

   1. Estas condiciones complementan las Condiciones Generales de Contratación de los servicios de AXESOR, aceptadas previamente por el cliente en el momento del alta de su contrato con la empresa, rigiéndose de forma complementaria por ambas la prestación del servicio y las responsabilidades derivadas del mismo. En caso de contradicción o conflicto entre ambas se estará a lo establecido en estas Condiciones Particulares.
   2. Dado que AXESOR no puede controlar el resultado que emitan los Registros de la Propiedad, ni es posible conocer de antemano el número de Notas Simples resultantes de una petición por Titular, el CLIENTE deberá tener en cuenta todas las recomendaciones de precaución y cautela sugeridas en estas Condiciones a la hora de realizar las solicitudes. Por ello el cliente no podrá oponer por causa alguna el pago de la prestación del servicio una vez se haya presentado la solicitud en el Registro de la Propiedad correspondiente. Especialmente, el CLIENTE es consciente y asume el pago del importe íntegro resultante de su solicitud, cuando la solicitud del CLIENTE haya sido por titular, y no haya limitado en el formulario de solicitud el número de notas que desee obtener, o haya solicitado expresamente “todas”. El CLIENTE debe asumir que el número de notas que obtendrá puede ser mayor del que pueda esperar, y se hará cargo del resultado final del número total de Notas que sean facilitadas por cada uno de los Registros de la Propiedad en los que haya solicitado las notas simples sobre dicho titular.
   3. Igualmente, el cliente declara conocer que la solicitud de una nota simple informativa por titular generará tantas notas como fincas o derechos figuren inscritos a nombre del titular en el Registro de la Propiedad al que se dirija la petición, y que por tanto deberá soportar el pago de todas las Notas simples que pudieran resultar emitidas por los Registros, tal y como se establece en la cláusula 3.5
   4. AXESOR no se hace responsable de los retrasos o deficiencias de cualquier tipo en la gestión de este trámite que dependan exclusivamente de la gestión directa de cualquiera de los Registros de la Propiedad.

7. Condiciones del tratamiento de datos de carácter personal. Acuerdo de Tratamiento de datos Personales.

   1. Condiciones Particulares sobre tratamiento de datos personales:

      AXESOR tendrá la consideración de Encargado del Tratamiento sobre la información a la que es necesaria acceder para la prestación del Servicio, y el CLIENTE de Responsable del tratamiento, conforme lo establecido en el art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (en adelante RGPD), y a estos efectos queda obligada a cumplir con las siguientes Condiciones Particulares:

   
   
   2. A los efectos de estas Condiciones Particulares, las siguientes palabras o expresiones tendrán los siguientes significados:

      Derecho de Protección de Datos: el RGPD, la LOPD-GDD y cualquier legislación posterior que la pueda sustituir o modificar y cualquier otra normativa de rango inferior acerca de protección de datos personales que esté vigente en España.

      Encargado del tratamiento o Encargado: de conformidad con lo dispuesto en artículo 4.8 RGPD, la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

      LOPD-GDD: Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.

      Responsable del tratamiento o Responsable: de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4,7 RGPD, la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento.

      RGPD: Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).

   
   
   3. Objeto:

      Las presentes Condiciones Particulares se aplicarán, en la medida en que la prestación de los servicios que son objeto del Contrato implique el acceso por AXESOR a datos de carácter personal de los que el Cliente es Responsable del tratamiento o, bien Encargado del tratamiento habiendo sido autorizado por el Responsable a subcontratar a AXESOR (según se indique en el apartado CARACTERÍSTICAS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES). En este segundo caso, el Cliente garantiza que ha sido autorizado por el Responsable de forma específica para subcontratar a AXESOR o que tiene una autorización general para subcontratar los servicios a terceras entidades y ha notificado al Responsable de la incorporación de AXESOR como encargado del tratamiento sin que el Responsable se haya opuesto.

   
   
   4. Obligaciones generales:

      Cada una de las partes cumplirá en todos sus aspectos con el Derecho de Protección de Datos.

      Las partes se regirán por lo dispuesto en el artículo 28 del RGPD, 33 de la LOPD-GDD (o norma que lo pueda sustituir) y por las presentes Condiciones Particulares siempre que los servicios indicados en el contrato impliquen un acceso por parte de AXESOR a datos de carácter personal cumpliéndose lo indicado en la cláusula anterior. En ningún caso se entenderá que el mencionado acceso será una comunicación o cesión de datos.

   
   
   5. Garantías:

      El Cliente garantiza que el tratamiento de datos personales al que se refieren las presentes Condiciones Particulares es lícito y cumple todas las disposiciones del Derecho de Protección de Datos.

      AXESOR garantiza que ofrece garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiados, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del RGPD y garantice la protección de los derechos del interesado.

   
   
   6. Obligaciones de AXESOR. AXESOR, como Encargado del tratamiento:
      • a) tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Responsable;
      • b) garantizará que las personas autorizadas para tratar datos personales se hayan comprometido a respetar la confidencialidad o estén sujetas a una obligación de confidencialidad de naturaleza estatutaria;
      • c) teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, aplicará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo.
      • d) en ningún caso contratará los servicios de otro encargado del tratamiento, ni usará los servicios de cualquier tercero que tenga acceso a datos personales cuando preste los servicios, sin perjuicio de lo indicado en el apartado de subcontratación de este Anexo;
      • e) teniendo cuenta la naturaleza del tratamiento, asistirá al Responsable, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, siempre que sea posible, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados establecidos en el capítulo III del RGPD;
      • f) ayudará al Responsable a garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 32 a 36 RGPD, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información a disposición del encargado;
      • g) suprimirá todos los datos personales una vez finalice la prestación de los servicios de tratamiento, y suprimirá las copias existentes a menos que se requiera la conservación de los datos personales en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros o el Responsable le requiera la devolución de los datos; no obstante, el Encargado del Tratamiento podrá conservar los datos bloqueados durante el tiempo de prescripción de las responsabilidades derivadas de la prestación de los servicios, a los solos efectos del ejercicio del derecho a la defensa frente a reclamaciones;
      • (h) pondrá a disposición del Responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 28 RGPD, así como para permitir y contribuir a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte del Responsable o de otro auditor autorizado por dicho Responsable;
      • (i) bajo ninguna circunstancia, transferirá datos fuera del Espacio Económico Europeo, excepto que sea autorizado previamente y por escrito por el Responsable y el importador de los datos ofrezca garantías adecuadas y los interesados cuenten con derechos exigibles y acciones legales efectivas.
      • (j) notificará al Responsable, lo antes que sea posible, cualquier violación de la seguridad que afecte a los datos personales objeto del tratamiento, de la que llegue a ser consciente.
   
   
   7. Subcontratación:
      1. AXESOR no podrá externalizar o subcontratar los tratamientos de datos a que se refiere el presente Anexo, ni nombrar otros encargados del tratamiento ni subcontratistas que tengan acceso a datos personales, salvo que se cumplan los siguientes requisitos:
         1. AXESOR deberá comunicar por escrito al Cliente el nombre completo y dirección del subcontratista, el lugar en el que se llevará a cabo el tratamiento y los servicios subcontratados. 
         2. AXESOR deberá facilitar al Cliente la información de los subcontratistas que éste pueda razonablemente solicitarle. 
         3. El Cliente podrá denegar razonablemente la autorización para la subcontratación en el plazo de 10 días desde que reciba la comunicación por escrito de AXESOR, entendiéndose que, si en el expresado plazo no hubiera denegado dicha autorización, ésta se encuentra concedida. La subcontratación no podrá comenzar hasta que haya transcurrido este plazo sin que el Cliente haya denegado la autorización (o bien el Cliente haya aceptado expresamente la subcontratación). 
         4. AXESOR y su subcontratista deberán firmar y mantener vigente durante el tiempo de prestación del servicio un contrato ajustado al artículo 28 RGPD, que recoja las obligaciones de protección de datos de las partes en términos similares a los previstos en el presente Anexo. La subcontratación no podrá comenzar hasta que se haya firmado el citado contrato.
      2. A los efectos previstos en el apartado anterior, el Cliente autoriza expresamente, en la fecha del presente documento, las externalizaciones o subcontrataciones de servicios con acceso a datos personales que se indican en el apartado Características del tratamiento de datos personales. Si la subcontratación implica una transferencia internacional de datos, se indicará así expresamente en dicho apartado, así como también las garantías previstas que han sido tomadas para realizar la transferencia internacional de datos. 
      3. A los efectos previstos en el apartado 1, el Cliente autoriza a AXESOR a subcontratar a cualquiera de las Empresas de su Grupo dentro del Espacio Económico Europeo, las labores de desarrollo de software, mantenimiento, “hosting”, puesta a disposición de centro de proceso de datos, aplicación o ejecución de medidas de seguridad, procesos de continuidad de negocio, asistencia técnica, consultoría y en general cualquier servicio de carácter informático. En el supuesto de que sea incorporada una de estas empresas como encargado del tratamiento, AXESOR lo notificará al Cliente, junto con la información prevista en los apartados 7.1 a) y 7.2. No será de aplicación a esta subcontratación lo previsto en el apartado 7.1, c). 
      4. AXESOR informará al Responsable de cualquier cambio previsto en la incorporación o sustitución de otros encargados o en el cambio de los servicios subcontratados de los subcontratistas ya autorizados, aplicándose lo previsto en el apartado 6.1 anterior. 
      5. Las autorizaciones anteriores no comprenden la realización de realizar transferencias internacionales de datos, por lo que AXESOR no podrá, en ningún caso, realizar transferencias datos fuera del Espacio Económico Europeo sin autorización previa y expresa del Cliente. 
      6. En cualquier caso, AXESOR responderá de los actos y omisiones del subcontratista, en la misma medida que si él mismo hubiese desempeñado sus obligaciones a tenor del mismo. 
   
   
   8. Obligaciones del Cliente para determinados tratamientos de datos:

      En cumplimiento del principio de transparencia previsto en el RGPD, cuando el tratamiento de datos al que se refiere el presente documento consista en la asignación de variables sociodemográficas a direcciones postales de las que sea responsable el Cliente, o en la elaboración de variables con información de la que el Cliente sea responsable, incluso cuando la haya obtenido de la consulta a bases de datos externas, el Cliente, como Responsable del tratamiento, deberá informar a los interesados acerca de la elaboración de perfiles, y en su caso, de la toma de decisiones automáticas, indicando que se utilizan para ello categorías de información sociodemográfica basadas en ubicaciones geográficas.

   
   
   9. Delegado de Protección de Datos:

      AXESOR ha nombrado un Delegado de Protección de Datos, cuyos datos de contacto son los siguientes: dpospain@experian.com

      El Cliente comunicará a AXESOR los datos de contacto del delegado de protección de datos, en caso de que lo haya designado.

   
   
   10. Características del tratamiento de datos personales:

       Descripción del tratamiento: Tramitación en los Registros de la Propiedad de las Notas Simples de la Propiedad encargadas por el CLIENTE.

       El Cliente interviene en calidad de Responsable del tratamiento.

       Objeto del tratamiento: La prestación de los servicios indicados en las Condiciones particulares del Servicio.

       Duración del tratamiento: La prevista en las Condiciones particulares del Servicio.

       Naturaleza del tratamiento: consulta, extracción, organización, estructuración,

       Finalidad del tratamiento: La prestación de los servicios recogidos en las Condiciones particulares del Servicio.

       ¿Se tratan categorías especiales de datos personales del art. 9 RGPD? NO se tratan

       Tipos de datos personales: datos identificativos del titular del bien inmueble, datos de localización de los bienes inmuebles asociados a personas físicas con derechos sobre el bien inmueble.

       Categorías de interesados:  Clientes del CLIENTE o personas que guardan relación con él

       Subcontratistas autorizados:

       • AXESOR BUSINESS PROCESS OUTSOURCING, S.L.U. con domicilio en Avenida del Conocimiento, 16, Edificio I+D Armilla, Esc. A, Planta 2 - 18016, Granada, empresa del mismo grupo de AXESOR, aporta el personal especializado para la prestación del servicio.
       • Red nacional en España de colaboradores subcontratados por AXESOR, para la tramitación presencial en cada Registro de la Propiedad de las Notas simples que no puedan ser tramitadas a través de medios electrónicos. Dada el número y su frecuente actualización, el Cliente podrá conocer la identificación del total de estos subcontratistas, solicitándolo en cualquier momento a la dirección de correo electrónico del Delegado de Protección de Datos de AXESOR.
       • AMAZON WEB SERVICES EMEA SARL, (AWSE), con domicilio social en Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburgo, para los servicios de procesos de hosting de los datos, soporte tecnológico y continuidad de negocio. Los datos del CLIENTE se tratarán y residirán en servidores seguros de AWSE en territorio de la Unión europea, en la actualidad en Frankfurt (Alemania), por lo que no se realizarán transferencias internacionales en ningún caso. Todas las medidas de seguridad aplicadas por AWSE se pueden consultar en https://aws.amazon.com/es/security/.AWSE informa a su vez de los subcontratistas que requiere para la prestación de sus servicios a través de su página web https://aws.amazon.com/compliance/sub-processors/.  
       • EXPERIAN BUREAU DE CRÉDITO, S.A.U. y EXPERIAN ESPAÑA, S.L.U.  con sedes en C/ Príncipe de Vergara, 132, 1ª planta en Madrid, empresas ambas del mismo grupo al que pertenece AXESOR, para las labores de desarrollo de software, mantenimiento, aplicación o ejecución de medidas de seguridad, procesos de continuidad de negocio, asistencia técnica, consultoría y en general cualquier servicio de carácter informático.